Allgemein Passwort vergessen Übersicht Wenn du dein Passwort vergessen hast, kannst du es über den integrierten Zurücksetz-Prozess wiederherstellen. Der Vorgang besteht aus drei Schritten und dauert in der Regel nur wenige Minuten. Wichtig: Du benötigst Zugriff auf die E-Mail-Adresse, die mit deinem Konto verknüpft ist. Beide Bestätigungs-E-Mails haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Schritt 1: Zurücksetz-Anfrage stellen Öffne die Login-Seite des Portals. Klicke auf den Link „Passwort vergessen" unterhalb des Anmeldeformulars. Es öffnet sich die Seite „Passwort zurücksetzen". Trage folgende Daten ein: Benutzername – dein Anmeldename im Portal E-Mail-Adresse – die im Konto hinterlegte E-Mail Klicke auf „Passwort zurücksetzen". Das System prüft, ob Benutzername und E-Mail-Adresse übereinstimmen und ob dein Konto aktiv ist. Schritt 2: Reset-Link per E-Mail öffnen Nach erfolgreicher Anfrage erhältst du eine E-Mail mit einem persönlichen Reset-Link. Gültigkeitsdauer des Links: 1 Stunde ab Versandzeitpunkt. Klicke auf den Link in der E-Mail, um zur Seite „Passwort zurücksetzen" weitergeleitet zu werden. Solltest du keine E-Mail erhalten haben, prüfe bitte deinen Spam-/Junk-Ordner. Wenn der Link abgelaufen ist, starte den Vorgang unter Schritt 1 erneut. Schritt 3: Neues Passwort vergeben Nach dem Klick auf den Reset-Link öffnet sich automatisch das Formular zur Passwortvergabe. Gleichzeitig sendet das System einen 2FA-Sicherheitscode an deine E-Mail-Adresse, wenn du eine andere 2FA Methode gewählt hast, nutze bitte diese. Fülle das Formular vollständig aus: Feld Beschreibung 2FA-Token Der Sicherheitscode aus der zweiten E-Mail oder dem Generator (10 Minuten gültig) Neues Passwort Dein gewünschtes neues Passwort Neues Passwort wiederholen Passwort zur Bestätigung erneut eingeben Klicke anschließend auf „Passwort zurücksetzen". Schritt 4: Anmeldung mit neuem Passwort Nach erfolgreichem Zurücksetzen erscheint die Bestätigung: „Ihr Passwort wurde erfolgreich zurückgesetzt!" Klicke auf „Zur Anmeldung" und melde dich mit deinem neuen Passwort an. Hilfe & Support Sollte der Vorgang nicht funktionieren (z. B. keine E-Mail erhalten, Konto inaktiv), wende dich bitte an den Support 2FA - Aktivieren / ändern Übersicht Das KIS unterstützt zwei Methoden für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Methode Beschreibung E-Mail-Token (Standard) Der Sicherheitscode wird bei jeder Anmeldung per E-Mail zugesendet. Authenticator-App (TOTP) Ein zeitbasierter Code wird alle 30 Sekunden von einer App auf dem Smartphone generiert – ohne E-Mail-Versand. Empfohlene Authenticator-Apps: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, Bitwarden Authenticator oder jede andere TOTP-kompatible App. TOTP aktivieren Schritt 1: Einstellungsseite aufrufen Melde dich im Portal an. Navigiere zu Profil (oben rechts im Menü). Im Bereich 2FA wird der aktuelle Status angezeigt. Klicke auf den Button „Ändern". Schritt 2: Einrichtung starten Auf der Seite „Authenticator-App" siehst du die aktuell aktive 2FA-Methode. Klicke auf „Authenticator-App einrichten". Hinweis: Deine App muss vor dem nächsten Schritt bereits installiert sein. Schritt 3: QR-Code scannen oder Schlüssel manuell eingeben Es werden dir folgende Informationen angezeigt: Feld Beschreibung QR-Code Einfachste Methode – mit der App scannen Konto Portalname und deine E-Mail-Adresse Schlüssel Geheimer Schlüssel für manuelle Eingabe in der App Typ Zeitbasiert (TOTP) – SHA1 – 6 Stellen – 30 Sek. Option A – QR-Code scannen (empfohlen): Öffne deine Authenticator-App. Wähle „Konto hinzufügen" oder das +-Symbol. Wähle „QR-Code scannen". Scanne den auf dem Bildschirm angezeigten QR-Code. Option B – Manuelle Eingabe: Wähle in deiner App „Schlüssel manuell eingeben". Trage den angezeigten Schlüssel sowie den Kontonamen ein. Wähle als Typ „Zeitbasiert". Schritt 4: Code bestätigen und aktivieren Die App zeigt nun einen 6-stelligen Code an, der alle 30 Sekunden wechselt. Gib den aktuellen Code im Feld „6-stelliger Code" ein. Klicke auf „Bestätigen & Aktivieren". Nach erfolgreicher Bestätigung ist die Authenticator-App als 2FA-Methode aktiv. Ab sofort wird bei jeder Anmeldung der Code aus der App abgefragt – kein E-Mail-Token mehr. Mögliche Fehlermeldung: Meldung Ursache & Lösung „Der eingegebene Code ist ungültig. Bitte prüfen Sie die Uhrzeit Ihres Geräts." Die Uhrzeit des Smartphones ist nicht synchronisiert. Aktiviere in den Geräteeinstellungen die automatische Zeitsynchronisation und versuche es erneut. „Bitte starten Sie die Einrichtung erneut." Die Session ist abgelaufen. Klicke erneut auf „Authenticator-App einrichten" und scanne den neuen QR-Code. TOTP deaktivieren Navigiere zu Profil → 2FA → Ändern. Klicke auf „Authenticator-App deaktivieren". Bestätige den Sicherheitsdialog mit OK. Nach der Deaktivierung wird automatisch wieder auf die E-Mail-Token-Methode umgestellt. Du erhältst den 2FA-Code dann wieder per E-Mail. Hilfe & Support Bei Problemen (z. B. Smartphone verloren, Code funktioniert nicht) wende dich bitte an den Support über den Kontakt-Link am unteren Seitenrand des Portals. Der Support kann die TOTP-Methode zurücksetzen, sodass du wieder per E-Mail-Token angemeldet wirst. Kundendaten Übersicht Unter Stammdaten → Kundendaten findest du alle hinterlegten Informationen zu deinem Kundenkonto. Die Seite ist in vier Bereiche (Tabs) aufgeteilt: Tab Inhalt Allgemein Kundennummer, Ansprechpartner, Firmendaten Kontaktdaten Anschrift, Telefon, E-Mail, Website Zahlungsdaten Zahlungsart, Rechnungstyp, SEPA-Bankdaten ADV-Vertrag Auftragsverarbeitungsverträge anfordern und herunterladen Hinweis: Änderungen an den Kundendaten werden nicht sofort übernommen – sie werden als Änderungsantrag an den Support weitergeleitet und müssen dort bestätigt werden. Tab: Allgemein Dieser Tab zeigt eine Zusammenfassung deiner Stammdaten in drei Blöcken: Details Feld Beschreibung Kundennummer Deine eindeutige Kundennummer im System Kontaktperson auf Rechnung Gibt an, ob der Ansprechpartner auf Rechnungen gedruckt wird Erstelldatum Datum der Kundenanlage Ansprechpartner Zeigt Anrede, Vor- und Nachname des hinterlegten Ansprechpartners. Firmenkunde Zeigt, ob es sich um einen Firmenkunden handelt, sowie Firmenname, USt-ID und Steuerbefreiungsstatus. Kundendaten bearbeiten Klicke oben rechts in der Karte auf das Bearbeiten-Symbol (Stift-Icon). Es öffnet sich ein Dialog mit allen bearbeitbaren Feldern. Folgende Felder können angepasst werden: Anrede, Vorname, Nachname USt-ID Adresse, PLZ, Ort, Land (Deutschland / Österreich / Schweiz) Telefon, Fax, Handy E-Mail-Adresse Homepage Klicke auf „Aktualisieren". Firma/Verein: Das Firmenfeld ist gesperrt und kann nur durch den Support geändert werden. Schreibe dafür bitte ein Support-Ticket. E-Mail-Adresse: Die hier hinterlegte E-Mail wird für die gesamte Kundenkommunikation verwendet (Rechnungen, Benachrichtigungen usw.). Mögliche Rückmeldungen nach dem Speichern: Meldung Bedeutung „Die Kundendaten wurden geändert. Die Änderung muss aber noch durch den Support bestätigt werden." Änderungsantrag wurde erfolgreich übermittelt. „Es wurden keine Änderungen vorgenommen." Die eingegebenen Daten sind identisch mit den gespeicherten Werten. Tab: Kontaktdaten Zeigt eine Übersicht der aktuell hinterlegten Kontaktdaten in drei Blöcken: Block Felder Anschrift Straße, PLZ & Ort, Land Kontakt Telefon, Fax, Mobil Web E-Mail-Adresse, Website Änderungen erfolgen über den Dialog im Tab Allgemein (Bearbeiten-Symbol). Tab: Zahlungsdaten Rechnungsstellung Feld Mögliche Werte Zahlungsart SEPA Lastschrift oder Rechnung / PayPal Rechnungstyp Einzelrechnung oder Sammelrechnung Rechnungszyklus Nur bei Sammelrechnung: z. B. „alle 4 Wochen zum 1. des Monats" SEPA-Lastschrift aktivieren oder ändern Klicke auf „jetzt SEPA-Lastschrift aktivieren" (falls noch keine hinterlegt) oder „Bankdaten bearbeiten". Es öffnet sich das SEPA-Formular. Trage folgende Daten ein: Kontoinhaber – Name des Kontoinhabers IBAN – ohne Leerzeichen, z. B. DE89370400440532013000 BIC – BIC/SWIFT-Code der Bank Mandatsreferenz und Datum werden automatisch generiert. Setze den Haken bei „Ich stimme den Bedingungen zu." Klicke auf „SEPA Mandat erteilen". Hinweis: Das SEPA-Mandat wird nach der Übermittlung noch durch den Support geprüft und bestätigt. Bis zur Bestätigung gilt die bisherige Zahlungsweise weiter. Bei aktiver SEPA-Lastschrift wird die IBAN aus Sicherheitsgründen maskiert angezeigt (die letzten 4 Stellen werden durch **** ersetzt). Tab: ADV-Vertrag Hier können Auftragsverarbeitungsverträge (ADV gemäß DSGVO Art. 28) angefordert und heruntergeladen werden. ADV-Vertrag anfordern Klicke oben rechts in der Karte auf das Datei-Plus-Symbol. Der Vertrag wird mit dem Status „wird erstellt" in der Tabelle eingetragen. Sobald der Support den Vertrag erstellt hat, wechselt der Status auf „erstellt" und ein Download-Button erscheint. ADV-Vertrag herunterladen Suche in der Tabelle den gewünschten Vertrag mit Status „erstellt". Klicke auf den Download-Button (Pfeil-nach-unten-Symbol) in der letzten Spalte. Die PDF-Datei wird direkt heruntergeladen. Tabellenspalten Spalte Beschreibung Datei Bezeichnung des Dokuments Benutzer Portalbenutzer, der die Anforderung gestellt hat Anforderungsdatum Zeitpunkt der Anforderung Erstelldatum Zeitpunkt, an dem der Support den Vertrag erstellt hat Status wird erstellt = in Bearbeitung / erstellt = bereit zum Download Hilfe & Support Für Änderungen, die nicht selbst vorgenommen werden können (z. B. Firmenname, Rechnungstyp), wende dich bitte an den Support über den Kontakt-Link im Portal oder per E-Mail an support@fisinger.de. Buchhaltung Übersicht Unter Stammdaten → Buchhaltung findest du alle kaufmännischen Informationen zu deinem Kundenkonto. Die Seite ist in drei Bereiche (Tabs) aufgeteilt: Tab Inhalt Rechnungen Alle ausgestellten Rechnungen mit Status, Positionen und Mahnstatus Verträge Übersicht aller laufenden und beendeten Verträge mit Abrechnungsdetails Preisanpassungen Übersicht aller durchgeführten Preisänderungen an Vertragspositionen Hinweis: Dieser Bereich ist nur für Benutzer mit der Berechtigung Buchhaltung sichtbar. Ohne diese Berechtigung erfolgt eine automatische Weiterleitung zur Startseite. Tab: Rechnungen Zeigt alle Rechnungen, die für dein Kundenkonto ausgestellt wurden. Tabellenspalten Spalte Beschreibung Rechnung Rechnungsnummer mit PDF-Download-Symbol Datum Erstellungsdatum der Rechnung Positionen Anzahl der Rechnungspositionen; Lupe öffnet Detailansicht Status Zahlungsstatus der Rechnung (siehe unten) Bruttobetrag Gesamtbetrag der Rechnung inkl. MwSt. Zahlungsziel Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss Mahnstatus „–" wenn keine Mahnung vorhanden; Lupe öffnet Mahndetails Rechnungsstatus Status Bedeutung offen Rechnung wurde noch nicht bezahlt bezahlt Zahlung ist vollständig eingegangen storniert Rechnung wurde storniert Rechnung als PDF herunterladen Klicke in der Spalte Rechnung auf das PDF-Symbol (roter Dateipfeil) neben der Rechnungsnummer. Die PDF-Datei wird direkt unter der Rechnungsnummer als Datei heruntergeladen. Rechnungspositionen anzeigen Klicke in der Spalte Positionen auf das Lupen-Symbol. Ein Dialog zeigt alle Positionen der Rechnung mit Menge, Bezeichnung und Einzelpreis (brutto). Mahndetails anzeigen Wenn eine Mahnung vorliegt, erscheint in der Spalte Mahnstatus ein Lupen-Symbol. Klicke darauf, um Mahnstufe, Datum und Mahnkosten einzusehen. Tab: Verträge Zeigt alle Verträge (Daueraufträge / Abonnements), die für dein Kundenkonto hinterlegt sind. Tabellenspalten Spalte Beschreibung Vertrag Vertragsnummer Positionen Anzahl der Vertragspositionen; Lupe öffnet Detailansicht Startdatum Datum des Vertragsbeginns Enddatum Datum des Vertragsendes; „–" wenn unbefristet Bezahlt bis Datum bis zu dem der Vertrag bereits abgerechnet wurde Bruttobetrag Aktueller Brutto-Betrag des Vertrags pro Abrechnungsperiode Abrechnung Abrechnungsrhythmus und -zeitpunkt (z. B. „jeden Monat im Voraus") Status Aktueller Vertragsstatus (siehe unten) Vertragsstatus Status Bedeutung aktiv Vertrag läuft und wird regulär abgerechnet inaktiv Vertrag ist vorhanden, aber aktuell nicht aktiv gekündigt / storniert Vertrag wurde gekündigt oder storniert; Enddatum ist gesetzt Vertragspositionen anzeigen Klicke in der Spalte Positionen auf das Lupen-Symbol. Ein Dialog zeigt alle enthaltenen Leistungen mit Menge, Bezeichnung und Einzelpreis (brutto). Tab: Preisanpassungen Zeigt eine Übersicht aller Preisanpassungen, die an deinen Vertragspositionen vorgenommen wurden. Tabellenspalten Spalte Beschreibung Auftrag Vertragsnummer, auf die sich die Anpassung bezieht Bereich Produktbereich der angepassten Position (z. B. Hosting, Domain) Produkt Bezeichnung der Vertragsposition Nettopreis alt Bisheriger Netto-Preis vor der Anpassung Nettopreis neu Neuer Netto-Preis nach der Anpassung Gültig ab Datum, ab dem der neue Preis gilt Preisanpassungen werden ausschließlich durch den Support vorgenommen. Du wirst rechtzeitig über bevorstehende Änderungen informiert. Hilfe & Support Bei Fragen zu Rechnungen, Verträgen oder Preisanpassungen wende dich bitte an den Support über den Kontakt-Link im Portal oder per E-Mail an support@fisinger.de. Benutzerverwaltung Übersicht Unter Administration → Benutzerverwaltung können alle Portalbenutzer deiner Kundennummer eingesehen, angelegt und bearbeitet werden. Berechtigung erforderlich: Dieser Bereich ist nur für Benutzer mit der Berechtigung Benutzerverwaltung sichtbar. Benutzertypen Typ (Anzeige) Beschreibung Benutzer Normaler Unterbenutzer mit konfigurierbaren Berechtigungen Endkunde Endkunden-Benutzer mit eingeschränkten Berechtigungen (MKM) Benutzerübersicht Die Tabelle zeigt alle Benutzer, die mit deiner Kundennummer verknüpft sind. Tabellenspalten Spalte Beschreibung Typ Benutzertyp (Administrator / Benutzer / Endkunde) Benutzername Anmeldename des Benutzers Vorname Vorname des Benutzers Nachname Nachname des Benutzers Status aktiv oder deaktiviert Aktionen Bearbeiten-Button (gelb) und ggf. Session-Switch-Button (grün) Neuen Benutzer anlegen Klicke oben rechts in der Benutzerliste auf das Plus-Symbol. Fülle das Formular in drei Blöcken aus: Block: Allgemein Feld Beschreibung Status aktiv oder inaktiv – inaktive Benutzer können sich nicht anmelden Block: Benutzer & Kontakt Feld Beschreibung Username Wird automatisch aus dem eigenen Benutzernamen übernommen (gesperrt) Sub-Username Erweiterung des Benutzernamens; der vollständige Anmeldename wird zu username-subusername Vorname Vorname des neuen Benutzers Nachname Nachname des neuen Benutzers E-Mail E-Mail-Adresse des Benutzers (wird für 2FA-Codes benötigt) Passwort Initiales Passwort des Benutzers Passwort wiederholen Passwort zur Bestätigung erneut eingeben Block: Berechtigungen Die auswählbaren Berechtigungen richten sich nach dem Typ des neuen Benutzers und sind auf die Berechtigungen des Masterkontos beschränkt. Über „alle auswählen" / „alle abwählen" lassen sich alle Optionen auf einmal setzen. Verfügbare Berechtigungen für Typ „Benutzer": Berechtigung Gewährt Zugriff auf Stammdaten Kundendaten & Stammdaten Buchhaltung Rechnungen, Verträge, Preisanpassungen Benutzerverwaltung Benutzer anlegen und bearbeiten Produktverwaltung Produktübersicht und -verwaltung Domainverwaltung Domains verwalten Reseller Reseller-Funktionen MKM MKM-Endkundenverwaltung User-Service Service-Funktionen für Benutzer Ticketsystem Support-Tickets erstellen und verwalten Klicke auf „Benutzer hinzufügen". Mögliche Fehlermeldungen: Meldung Ursache „Das Passwort ist nicht identisch zur Passwortwiederholung!" Beide Passwortfelder stimmen nicht überein. „Der Benutzername darf nicht verwendet werden!" Der gewählte Benutzername (username-subusername) darf nicht verwendet werden Benutzer bearbeiten Klicke in der Benutzerliste auf den gelben Bearbeiten-Button (Stift-Symbol). Die Bearbeitungsansicht hat zwei Tabs: Tab: Benutzer Folgende Felder können geändert werden: Status (aktiv / inaktiv) Vorname, Nachname, E-Mail Passwort (leer lassen = Passwort bleibt unverändert) Berechtigungen Masterbenutzer: Beim Masterbenutzer (Administrator) sind Status und Berechtigungen gesperrt und können nicht über die Benutzeroberfläche verändert werden. Klicke auf „Benutzer aktualisieren", um die Änderungen zu speichern. Tab: 2FA Ermöglicht die Verwaltung der Zwei-Faktor-Authentifizierung des Benutzers (TOTP zurücksetzen / deaktivieren) durch einen Administrator. Als Benutzer anmelden Mit dem grünen Login-Button in der Benutzerliste kann ein Administrator die Sitzung eines anderen Benutzers übernehmen – z. B. zur Fehleranalyse oder um im Namen eines Benutzers zu arbeiten. Wichtige Einschränkungen: Ein Wechsel ist nur für Benutzer vom Typ Benutzer oder Endkunde verfügbar – nicht für Administratoren. Ein Wechsel auf den eigenen Account ist nicht möglich. Der Wechsel kann nur aus dem eigenen Kundenkonto heraus gestartet werden (keine Cross-Kunden-Wechsel). Ist bereits ein Wechsel aktiv, wird kein weiterer gestartet. Hilfe & Support Bei Fragen zur Benutzerverwaltung oder wenn Berechtigungen nicht wie erwartet funktionieren, wende dich bitte an den Support über den Kontakt-Link im Portal.